Odpowiedzi do zapytania ofertowego - Wykonanie usługi transmisji audio i video obrad Komisji Rolnictwa oraz Komisji Oświaty Rady Gminy Orchowo na lata 2021- 2023.

 

Pytanie 1

W zapytaniu nie piszecie Państwo o instalacji sprzętu do transmisji (kamery, jej podłaczenia do systemu audio, który Państwo posiadacie oraz jej konfiguracji sieciowej). Czy oferta ma zawierac te elementy ?

Odpowiedź na pytanie 1

 To oferent wykonuje transmisję oraz konfigurację - streamingu przy pomocy swojego sprzętu - kamery i rzadzeń do przesyłania strumienia do internetu. Urząd Gminy zapewnia łącze internetowe o odpowiedniej szybkości do 300 Mb/s oraz mikrofony z możliwością podłączenia dźwięku z miksera do kamey.

Pytanie 2

W dalszej części wskazujecie Państwo, że wykonawca ma zapewnić obsługę techniczną systemu transmisji podczas obrad. Czy to oznacza że oczekujecie Państwo każdorazowego przyjazdu na obrady, uruchomienia sprzętu i przeprowadzenia transmisji?

Odpowiedź na pytanie 2.

Dokładnie tak. Pracownik Biura Obsługi Rady Gminy będzie informował o terminach kolejnych obrad Komisji.

Pytanie 2 cd.

Jeśli tak, to czy dopuszczacie Państwo system do samodzielnej obsługi w którym po instalacji kamery wystarczy każdorazowe uruchomienie transmisji jednym przyciskiem.

Odpowiedź na pytanie 2 cd.

Nie przewidzieliśmy takiego rozwiązania gdyż na posiedzeniach należy czasami wykonać dodatkowe czynnosci jak wysterowanie dźwięku, czy mikrofonów, wprowadzić przerwę w czasie transmisji ( wyłaczyć obraz i dzwięk). Są to czynnosci które w naszej ocenie wymagają obecności na miejscu osoby obsługującej obrady.

Pytanie 3

Proszę o weryfikację załącznika do niniejszego zapytania, ponieważ prosicie w nim Państwo o wskazanie ceny za usługę transkrypcji (30 minut), która nie jest przedmiotem zapytania.

Odpowiedź na pytanie 3

W załączniku została poprawiona literówka transkrypcji na transmisji - załącznik jest prawidłowy. 

Pytanie 4

Czy instalacja ma mieć charakter stały czy zamawiający dopuszcza każdorazowo montaż i demontaż sprzętu?

Odpowiedź na pytanie 4 

Urząd Gminy Orchowo daje w tym względzie dowolność, zwracajac jednak uwage na fakt iż w międzyczasie odbywają się inne posiedzenia Komisji oraz Sesje Rady Gminy i nie bierzemy odpowiedzialności za pozostawiony sprzęt.

Pytanie 5

Ile wykonawca ma dostarczyć kamer?

Odpowiedź na pytanie 5

Wykonawca nie ma dostarczyć kamer, wykonawca ma przeprowadzić transmisję np. za pomocą jednej kamery zgodnie w wymogami technicznymi.

Pytanie 6

Ile wykonawca ma dostarczyć mikrofonów ?

Odpowiedź na pytanie 6

Wykonawca nie ma dostarczyć mikrofonów, są one zainstalowane na stałe w sali narad wraz z mikserem i niezbednym osprzętem. Wykonawca "wpina" swoją kamerę poprzez dedykowany przewód audio do kanału miksera.

Pytanie 7

Jaki ma być sposób montażu kamer i mikrofonów ?

Odpowiedź na pytanie 7

Mikrofony są już zainstalowane - patrz odpowiedź 6. Montaż kamer/ kamery  taki aby zapewnić dobrą widoczność wszystkich uczestników obrad. 

Pytanie 8, 9, 10, 11

- W jaki sposób mają być transmitowane wydarzenia oraz na jakiej platformie ?

- czy transmisja ma być ogólnodostępna ?

- kto ma mieć dostęp do archiwum

- przez jaki okres wykonawca ma zapewnić dostęp do archiwum

Odpowiedź do pytania 8, 9, 10, 11 

Obrady mają być transmitowane  w sposób zapewniający dostęp on-line każdej osobie z zewnątrz. Najczęściej wykorzystywany jest do tego kanał youtube lub w zależności od oferenta jego własny serwer do streamingu. Należy tutaj nadmienić że wszystkie nagrania muszą być archiwizowane i dostęp do nich ma być ogólnodostępny dla wszystkich osób przez min 5 lat.

Pytanie 12

Czy archiwum ma stanowić dedykowana witryna internetowa ?

Odpowiedź na pytania 12

Sugerujemy aby, nagrania archiwalne znajdowały sie na dedykowanej witrynie internetowej. Dopuszczalne jest też inne rozwiązanie zapewniające stały i ciągły dostęp do nagrań.

  Pytanie 13

Czy jest Pan w stanie wskazać szacowana ilość obrad miesięcznie oraz ich przybliżona porę, czas trwania lub terminy?

Odpowiedź na pytanie 13

Szacowana ilość obrad to jeden raz w miesiącu, rozpoczynają się najczęściej w godzinach około południowych i średnio trwają od dwóch do pięciu godzin. Jeśli chodzi o terminy są wyznaczane z około dwutygodniowym wyprzedzeniem.

    

Odpowiedzi na pytania udzielił Informatyk Urzędu Gminy Orchowo,  Paweł Błaszczyk

e-mail: admin@orchowo.pl tel. 63 2684090.