WÓJT GMINY ORCHOWO

ZAPYTANIE OFERTOWE

o wartości poniżej 130.000 złotych

na: Przygotowanie oferty na usługę transkrypcji i nakładania napisów na nagrania audio – wideo Komisji Oświaty, Zdrowia, Kultury i Opieki Społecznej oraz Komisji Rolnictwa Rady Gminy Orchowo,

w latach 2021 – 2023.

  1. ZAMAWIAJĄCY: Gmina Orchowo, ul. Kościuszki 6, 62-436 Orchowo,
    NIP: 6671735111, REGON: 311019378, tel.     (63) 2684090, e-mail: ug@orchowo.pl
  2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na transkrypcji i nakładania napisów na nagrania audio-wideo Komisji Oświaty, Zdrowia, Kultury i Opieki Społecznej oraz Komisji Rolnictwa Rady Gminy Orchowo.

W zakres zamówienia wchodzi:

  1. Transkrypcja nagrań Komisji Oświaty, Zdrowia, Kultury i Opieki Społecznej oraz Komisji Rolnictwa Rady Gminy Orchowo;
  2. Korekcja napisów dokonana przez osobę fizyczną w zakresie:
    1. podziału wypowiedzi na zdania,
    2. zastosowania znaków interpunkcyjnych,
    3. poprawy błędów semantycznych, rzeczowych i logicznych,
    4. poprawnego zapisu nazw własnych, imion i nazwisk,
    5. poprawy błędów ortograficznych,
    6. właściwego zapisu skrótów i skrótowców, cyfr oraz liczb;
  1. Przekazanie, po transkrypcji i korekcie, pliku w formacie Word (*.doc) oraz w formacie umożliwiającym umieszczenie napisów na streamingu tj. SRT i VTT, z nagranymi napisami do akceptacji przez pracownika obsługującego Radę Gminy Orchowo na adres e-mail: radagminy@orchowo.pl ;
  2. Umieszczenie zaakceptowanego pliku z zsynchronizowanymi napisami na nagraniu audio – wideo obrad Komisji Oświaty, Zdrowia, Kultury i Opieki Społecznej oraz Komisji Rolnictwa Rady Gminy Orchowo.
  3. Termin realizacji usługi – wciągu 14 dni od przekazania materiału do transkrypcji.

Złożenie oferty:

  1. Proszę podać cenę świadczonej usługi netto i brutto w złotych za każde rozpoczęte pół godziny nagrania;
  2. Wraz z ofertą, Oferent dostarczy 15 - minutowy plik z przykładowej Sesji Rady Gminy Orchowo – na nośniku zewnętrznym płyta CD. Nagrania Sesji do przygotowania pliku transkrypcji dostępne są pod adresem www.orchowo.nowoczesnagmina.pl zakładka Rada Gminy zakładka Transmisje obrad Rady Gminy VIII kadencji – 2018-2023
  3. Wraz z ofertą Oferent złoży wypełniony formularz oferty – Załącznik nr 1.;

 

 

3. OPIS KRYTERIÓW WYBORU WYKONAWCY:

Dla porównania ofert zostaną zastosowane kryteria:

      1. Kryterium 1: cena – 80%;
      2. Kryterium 2: jakość transkrypcji i korekty – 20%;

Za korzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów;

4. Każda oferta może uzyskać za dane kryterium określoną liczbę punktów przy
zastosowaniu wzorów:

  1. Kryterium 1:

najniższa oferowana cena

spośród złożonych ofert

cena oferty = ----------------------------------------- x znaczenie kryterium tj. 80 %;

cena oferty badanej

  1. Kryterium 2: Za każdy błąd opisany w pkt. 2 ppkt. a - f zakresu usługi zostanie odliczony 1%

5. OTWARCIE OFERT NASTĄPI W DNIU 3.06.2021 r. o godz. 12:00 w Sali posiedzeń Urzędu Gminy Orchowo.

6. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Ostateczny termin wykonania przedmiotu zamówienia: PO PODPISANIU UMOWY Z WYKONAWCĄ DO KOŃCA KADENCJI Rady Gminy Orchowo tj. 2023 r..

7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

Oferent powinien sporządzić ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątkami imiennymi.

8. KOMPLEKSOWA OFERTA SKŁADANA PRZEZ OFERENTA POWINNA ZAWIERAĆ:

  1. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy – Załącznik nr 1;
  2. Referencje lub dokumenty potwierdzające prawidłowość wykonanych usług - minimum 2;

9. MIEJSCE ORAZ TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

Ofertę należy dostarczyć w jeden z następujących sposobów: osobiście, pocztą polską lub kurierem do siedziby  Zamawiającego:

Urząd Gminy Orchowo ul. Kościuszki 6, 62-436 Orchowo do dnia 31.05.2021 r. do godz. 15:30 z dopiskiem „Oferta na usługę transkrypcji i nakładania napisów na nagrania audio – wideo Komisji Oświaty, Zdrowia, Kultury i Opieki Społecznej oraz Komisji Rolnictwa Rady Gminy Orchowo w latach 2021 – 2023 r.”

10. INFORMACJE DODATKOWE:

  1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
  2. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa zgodnie z procedurami obowiązującymi w Urzędzie Gminy Orchowo.
  3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania do zawarcia umowy.
  4. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty przedstawione w ofertach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie na ww. zadanie Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez negocjacji z Oferentami.
  5. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę.
  6. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
  7. Oferty złożone po terminie nie zostaną rozpatrzone.
  8. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego.
  9. Oferenci biorący udział w postępowaniu będą mogli zapoznać się z wynikami postępowania na stronie BIP Gminy Orchowo.
  10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy w przedmiocie realizacji niniejszego zamówienia.
  11. Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego drogą elektroniczną lub telefonicznie, osoba do kontaktu: Informatyk UG Orchowo Paweł Błaszczyk tel. (63) 268-40-90, e-mail: admin@orchowo.pl
  12. Ewentualne pytania dotyczące postępowania wraz z odpowiedziami Zamawiającego będą publikowane na BIP Zamawiającego.

a.       rypcji - Załącznik 1